Une gestion administrative du personnel complexe à l’ère du numérique

Vous avez dit « gestion administrative du personnel » ?

Couvrant souvent aujourd’hui certaines fonctions comptables et financières de l’entreprise, le collaborateur chargé des ressources humaines (chargé RH) a avant tout pour mission de gérer les ressources humaines. Celle-ci revêt :

• Une composante opérationnelle et légale;
• Une composante stratégique dans une logique d’optimisation des ressources humaines dont le collaborateur a la charge;
• Une composante sociale voire sociétale.

L’aspect opérationnel et légal que le collaborateur chargé des ressources humaines doit observer consiste principalement en une veille perpétuelle des régulations en matière de gestion de personnel. À cet égard, le responsable RH assure quotidiennement la réalisation et le suivi de conformité des obligations légales envers les collaborateurs de l’entreprise.

L’aspect stratégique de sa tâche, par ailleurs, s’explique par l’initiative que le responsable RH conduit chaque jour afin de permettre aux collaborateurs de s’épanouir professionnellement au maximum tout en créant la plus haute valeur possible pour l’entreprise. L’aspect social, enfin, se retrouve dans le dialogue qui s’établit avec chaque membre de l’organisation, en vue de contribuer à la cohésion et de prévenir les problèmes relationnels. L’aspect sociétal existe par ailleurs dans certaines PME dont le volume d’activité et/ou la nature de la mission confère à ses employés un rôle prépondérant au sein d’une collectivité plus large. La gestion administrative du personnel ne couvre pas les composantes stratégique et sociale et ne s’intéresse qu’à l’aspect administratif.

La gestion des obligations légales en matière de ressources humaines

Afin de réaliser leur tâche au mieux, les responsables de gestion administrative du personnel doivent établir une stratégie adaptée et, par extension, choisir un logiciel intégrant les régulations issues des sources suivantes :

• Le Code du travail;
• Les accords collectifs;
• Le règlement intérieur à l’entreprise.

Les chargés de gestion administrative du personnel prennent principalement en charge les 3 tâches suivantes :

• Le suivi et le respect des obligations légales;
• La gestion des congés payés, des temps de travail et de la paie;
• La gestion des procédures et documents en droit du travail.

Congés, temps, gestion de la paie et autres éléments

Aux côtés des congés payés et temps de travail sont également pris en considération :

• Les absences;
• Les arrêts maladie;
• Les plannings.

La gestion de la paie, quant à elle, lorsqu’elle est prise en charge par le chargé RH, intègre :

• La détermination et le rassemblement des éléments budgétaires du salaire (montant brut, cotisations sociales, etc.);
• La constitution des enveloppes salariales et des fiches de paie correspondantes;
• La remise de ces éléments aux collaborateurs.